Checklista för eventplanering - steg för steg

Emma Tips och Tricks Försäkring 4 min

Att planera ett event innebär att hålla koll på massor av detaljer samtidigt. Tillstånd, leverantörer, säkerhet och kommunikation. Missar du en enda del kan det leda till stress eller förseningar. Med en tydlig checklista har du full kontroll och ser till att allt blir klart i tid. Här är hur du steg för steg planerar ett tryggt och smidigt event.

A. Förberedelser & tillstånd

Bestäm syftet med eventet och vem det riktar sig till
Spika datum och plats
Sök nödvändiga tillstånd eller gör anmälan till kommunen
Sätt en budget
Fördela ansvar i teamet
Räkna ut din eventförsäkring i god tid

Bra planering minskar stressen i slutskedet. När du vet vad du vill uppnå och vem du vänder dig till, blir det enklare att fatta rätt beslut kring lokal, program och kommunikation. Kolla alltid upp vilka tillstånd som krävs då det varierar mellan kommuner och evenemangstyper. Och vänta inte med försäkringen, den bör ingå i budgeten redan från början.

B. Körschema & planering

Skapa ett detaljerat program och tidsplan (uppbyggnad, event, nedmontering)
Skapa en eventplan med alla uppgifter och viktiga kontaktpersoner
Lägg till en krisplan för incidenter eller störningar
Samordna logistik och tider med leverantörer (teknik, catering, transport, etc.)

Ett genomarbetat körschema är ryggraden i ditt event. Det minskar förvirring och håller alla på banan. Lista inte bara vad som händer utan också vem som ansvarar för vad, och hur ändringar ska kommuniceras. Ha gärna krisplanen i samma dokument, så finns all viktig info samlad.

C. Säkerhet & riskhantering

Ordna första hjälpen och säkerhetspersonal
Kontrollera nödutgångar och samlingsplatser
Förbered dig för väderrisker och se till att ha backup-utrustning
Gör en riskbedömning och se över vilka försäkringar du behöver

Säkerheten kommer alltid först. Gå igenom lokalen tillsammans med ansvariga för att se till att utrymningsvägar är fria och räddningstjänsten lätt kan nå området. Förbered dig för oväntade händelser som regn, storm eller tekniska problem, och ha reservlösningar redo som exempel extra tält, belysning eller el. Med en tydlig krisplan och rätt försäkringsskydd står du rustad för det oväntade och ditt event kan genomföras tryggt och smidigt.

D. Leverantörer & logistik

Välj pålitliga leverantörer och gör tydliga överenskommelser
Bekräfta kontrakt och villkor skriftligt
Planera leverans, uppbyggnad och nedmontering
Håll en uppdaterad kontaktlista för alla leverantörer
Klargör vem som ansvarar för försäkring av hyrd utrustning

Ett lyckat event bygger på människorna bakom. Välj samarbetspartners du kan lita på, och se till att allt är tydligt dokumenterat. Samordna tidsplaner noggrant och samla alla kontaktuppgifter på ett ställe.

Glöm inte att bestämma vem som står för försäkringen av hyrd utrustning som tält, scener eller ljudanläggning - ofta ligger ansvaret på dig som arrangör och kan leda till oväntade utgifter.

E. Kommunikation & gäster

Sätt upp kanaler för kommunikation (webb, sociala medier, biljettförsäljning)
Informera personal och volontärer
Dela tydlig information till besökare (vägbeskrivning, karta, säkerhetsinfo)
Planera uppföljning efter eventet (tackmejl, utvärdering)
Boka in en intern utvärdering med teamet

Tydlig kommunikation minskar förvirring. Se till att besökarna vet vart de ska, vad som gäller och hur de hittar rätt. Förbered personal och volontärer ordentligt så att alla ger samma information. Efteråt är det värdefullt att utvärdera internt, det gör nästa event ännu bättre. Och glöm inte att tacka deltagarna, ett enkelt mejl eller en kort summering stärker relationen.

Trygghet börjar med struktur

En välplanerad checklista skapar struktur i arbetet och lugn i teamet. Ju bättre förberedelser, desto mindre risk för att något går fel.

Men vissa saker ligger utanför din kontroll så som väder, skador eller plötsliga avbokningar. No Risk hjälper arrangörer att ta fram smarta försäkringslösningar så att du kan planera ditt event med fullt förtroende.

Få en snabb offert på din eventförsäkring, det tar bara två minuter:

Beräkna din premie