Hur du skapar en krisplan som fungerar

När du arrangerar ett event hoppas du förstås att allt ska flyta på som planerat. Men oväntade situationer kan alltid inträffa: en plötslig storm, strömavbrott eller en medicinsk nödsituation. Därför är en genomtänkt krisplan för event helt avgörande.

En krisplan är din säkerhets- och handlingsguide: en tydlig plan som beskriver vem som gör vad, när och hur. Med en bra krisplan på plats kan du agera snabbt, minimera risker och förebygga panik när det verkligen gäller.

För många evenemang är en krisplan inte bara användbar utan den är ofta obligatorisk. Kommuner kräver ofta en kris- och säkerhetsplan som en del av tillståndsprocessen, särskilt för större eller mer riskfyllda evenemang. Den är också viktig för din eventförsäkring då den visar att du är väl förberedd och prioriterar säkerheten för besökare, personal och leverantörer.

Vad bör en krisplan för event innehålla?

En krisplan för event beskriver hur du ska agera när något går fel, från mindre incidenter till allvarliga kriser. Målet är att minska riskerna och säkerställa ett snabbt och samordnat agerande för att skydda alla deltagare.

De viktigaste delarna i en krisplan för event är:

1. Scenarier och risker

Identifiera potentiella situationer som kan uppstå, till exempel:

• Medicinska nödsituationer
• Brand
• Strömavbrott
• Extremt väder
• Evakuering eller panik bland besökare
• Skador på utrustning eller egendom

För varje scenario: beskriv kortfattat vilka åtgärder som ska vidtas och vem som ansvarar.​​​​

2. Kommunikation

Vid en kris räknas varje sekund. Alla måste veta vem de ska kontakta, hur och via vilken kanal. Planera även hur viktig information ska nå besökare, via högtalarsystem, skärmar, pushnotiser i eventappen eller sociala medier.

En tydlig kommunikationsplan för event minimerar förvirring när trycket är som störst.

3. Viktiga kontakter och nödnummer

Skapa en översikt med alla viktiga kontaktuppgifter:

• Räddningstjänst (112, polis, brandkår, sjukvård)
• Eventorganisation och säkerhet
• Kommun och lokalansvarig
• Försäkring (No Risk tillgänglig dygnet runt vid allvarliga incidenter)

Lista namn, telefonnummer och samlingsplats vid evakuering. Ju lättare informationen är att hitta, desto snabbare kan teamet agera.​​​​​

Så gör du krisplanen praktisk

En krisplan för event behöver inte vara en tjock rapport. Ju kortare och tydligare den är, desto mer användbar blir den. Alla måste förstå den och kunna agera enligt planen.

Exempel på enkel tabellstruktur:

Tips: Gå igenom planen med teamet innan eventet. En kort övning eller genomgång gör stor skillnad när något händer. Kom ihåg att en krisplan för event är ett levande dokument och bör uppdateras inför varje nytt event eller ny lokal.

Varför en krisplan gör skillnad

En stark krisplan för evenemang kan vara skillnaden mellan panik och kontroll.

På en stor musikfestival kan en tydlig evakueringsplan få tusentals besökare att lämna området lugnt.
På ett företagsevent kan en snabb och samordnad insats, som att aktivera reservström vid strömavbrott, hålla programmet igång och undvika kaos.

När planen är tydlig och realistisk agerar teamet snabbare och med större trygghet.

Trygghet med No Risk

En krisplan för event hjälper dig att förbereda dig på allt som kan hända under ditt evenemang. Men det finns alltid en viss osäkerhet från oväder till skador på utrustning. Därför är en eventförsäkring viktig: den ger dig rätt skydd och stöd när du behöver det mest.

No Risk förstår verkligheten bakom eventorganisation och hjälper dig att hantera risker på ett smart sätt.
 👉 Räkna ut din premie idag och starta nästa event med full sinnesro.