Tidsschema för ditt jularrangemang: praktisk checklista & tips

Från julmarknader till lokala högtidsfiranden - i December arrangerar många kommuner, föreningar och lokala grupper festliga evenemang. Ofta med ljus, marknadsstånd, musik, skridskobanor, mat och kanske till och med ett besök från tomten, och nästan alltid mer arbete än man tror.

Ju större evenemang, desto fler rörliga delar: leverantörer, volontärer, tillstånd, säkerhet och scheman. Utan tydlig samordning kan det snabbt bli kaos. Ett bra tidsschema hjälper dig att hålla allt på ett ställe och säkerställer att alla vet vad som ska hända, när.

I den här artikeln lär du dig vad som bör ingå i din planering och tidsschema för ett julevent, vilka vanliga misstag du bör undvika och hur du kan säkerställa att planen håller även om det plötsligt börjar snöa.

Vad ett tidsschema för ett jularrangemang bör innehålla

Ett tidsschema är inte en rapport eller policy, det är ett praktiskt verktyg du använder under evenemanget. Minst bör det innehålla:

• Tidslinje per fas

Dela upp evenemanget i tydliga faser: förberedelser, uppsättning, själva evenemanget och nedmontering. För varje fas, beskriv vad som ska göras, vem som ansvarar, vilka material som behövs och vilken tid det ska ske. Detta håller allt organiserat även om det uppstår förseningar eller problem på plats.

• Uppgifter och ansvar

Vem ansvarar för elen? Vem informerar volontärerna? Vem ringer kommunen om något går fel? Lista varje uppgift med namn och telefonnummer, så att alla vet vem de ska kontakta.

• Tillstånd och säkerhet

Lista de tillstånd som är beviljade och kontaktperson för varje. Lägg även till din säkerhetsplan inklusive utrymningsvägar, första hjälpen-punkter och nödnummer.

• Leverantörer och faciliteter

Från ståndleverantörer till skridskobaneinstallatörer, inkludera alla externa parter i en tydlig översikt. Notera även viktiga datum, som uppsättningstider, leveranstider och avtal för nedmontering och städning.

• Kommunikation och kontaktpersoner

Säkerställ att kommunikationen är täckt: vem hanterar information till besökare, vem skickar väderuppdateringar och vem ansvarar för press och lokala medier?

Vanliga misstag och hur du undviker dem

En bra plan är tydligt, uppdaterat och praktiskt att använda. Men det händer inte alltid automatiskt. Här är vanliga fallgropar:

• Otillräcklig samordning innan evenemanget - bara att dela ut uppgifter räcker inte. Kontrollera att alla verkligen förstår vad som förväntas.
• Ingen kontaktlista - om strömmen går, vem ringer du? Inkludera alltid namn och nummer.
• Ingen reservplan - vad händer om det blir halt, en artist ställer in eller ett tält inte levereras i tid?
• För långt eller för vagt - håll det kort, tydligt och enkelt att uppdatera. Ingen läser 30 sidor på plats.

Inte delat tidsschemat - se till att alla vet var det finns, och arbeta helst från en central version.

Tips för ett tidsschema som faktiskt fungerar

• Bryt ner per dag eller tidsblock: För flerdagarsevenemang är det hjälpsamt att tydligt lista varje dags struktur med uppbyggnad, briefing, viktiga moment och nedmontering per dag eller tidslot.
• Använd färgkoder eller ikoner: Till exempel för uppgifter, ansvar, faser eller säkerhetsmoment. Detta hjälper alla att snabbt hitta det viktigaste.
• Inkludera en checklista: För uppsättning, väderkontroller, leverantörers ankomst eller nedmontering. Då säkerställer du att inget glöms bort under hektiska stunder.​​​​​​​
• Testa tidsschemat i förväg: Gå igenom det dagen innan tillsammans med en kollega. Då upptäcker du luckor innan de blir problem.

Glöm inte oförutsedda risker

Ett tidsschema gör att evenemanget flyter på, men vissa risker går inte att planera för, till exempel stormskador, tekniska problem eller olyckor på skridskobanan.

Det är där som en eventförsäkring kommer in. Den täcker oväntade problem som annars kan leda till höga kostnader och mycket besvär.

Hos No Risk hjälper vi dig gärna att tänka igenom riskerna för din julmarknad eller vinterfest. Du kan enkelt räkna ut din premie online och teckna försäkring direkt oavsett om du organiserar ett litet lokalt firande eller ett stort flerdagsevenemang.