Säkerhetsplan för event - det här får du inte glömma

När du planerar ett event är det lätt att fokusera på lokalen, programmet eller artistlistan. Men minst lika viktigt är säkerheten för besökare, personal och alla som är inblandade. En genomtänkt säkerhetsplan gör att du står redo för allt från små incidenter till allvarliga nödsituationer.

Här är vad varje säkerhetsplan för event bör innehålla och vad arrangörer ofta missar.

Viktiga delar i en säkerhetsplan för event

En säkerhetsplan beskriver hur du ska garantera tryggheten för besökare, personal och artister. Den ska vara tydlig, praktisk och anpassad efter just ditt evenemang.

• Första hjälpen och medicinskt stöd: Se till att det finns tillräckligt med utbildad sjukvårdspersonal på plats, beroende på eventets storlek och typ. Planen bör visa var första hjälpen-stationerna finns, hur de nås och vem som ansvarar för samordningen.​​​​
• Krisplan och olika scenarier: Beskriv hur ni agerar vid till exempel brand, strömavbrott, panik i publiken eller oväder. Ange vem som leder en eventuell utrymning, var samlingsplatserna finns och hur besökare informeras.
• Publikhantering och säkerhet: För evenemang med mycket folk krävs en tydlig plan för publikflöden. Tänk igenom in- och utgångar, maxkapacitet, avspärrningar, gångriktningar och bemanning. Överbelastning och trängsel är bland de vanligaste riskerna vid event.
• Kommunikation och samordning: Vid en nödsituation är varje sekund viktig. Bestäm hur teamet ska kommunicera, via radio, telefon eller app, och vem som har kontakt med säkerhetspersonal, lokalansvariga och räddningstjänst.
• Ansvar och kontaktuppgifter: Tydliggör vem som har det övergripande säkerhetsansvaret och vem som gör vad. Lägg till en kontaktlista med viktiga nummer: arrangör, säkerhetsansvarig, räddningstjänst, lokalansvarig och försäkringsbolag.

Vanliga misstag

Även erfarna arrangörer missar ibland viktiga detaljer i stressen inför ett event. Här är några klassiska fallgropar:

• Otydliga ansvarsområden: ingen vet vem som tar beslut vid en kris.
• Ingen backupplan: saknas alternativ vid strömavbrott, inställda artister eller personalbrist.
• Gamla kontaktuppgifter: fel nummer eller ansvariga som inte längre är aktuella.
• För långa dokument: ingen hinner läsa en 40-sidig plan när det brinner i knutarna. Håll det kort och konkret.

Tips för en komplett och fungerande plan

1. Involvera kommunen och lokalen i god tid
Kommunen granskar ofta säkerhetsplanen som en del av tillståndsprocessen. Genom att involvera dem tidigt slipper du förseningar eller avslag.

2. Samarbeta med leverantörer, räddningstjänst och försäkringsbolag
 Koordinera med säkerhetspersonal, tekniker, catering, sjukvård och ditt försäkringsbolag.
 De vet vad som fungerar på plats och var riskerna finns.

3. Testa planen i praktiken
En kort genomgång eller övning med teamet innan eventet kan göra stor skillnad. Då vet alla vad de ska göra om något går snett.

4. Håll planen uppdaterad
En säkerhetsplan är ett levande dokument. Kontrollera regelbundet att alla uppgifter stämmer så som telefonnummer, kontaktpersoner, leverantörer och samlingsplatser ändras ofta. En aktuell plan är en pålitlig plan.

Till sist: trygghet skapar förtroende

En tydlig och väl förankrad säkerhetsplan är grunden för ett lyckat event. Ett förberett team kan agera lugnt och förebygga att små problem växer till stora.

Men även med den bästa planeringen kan oförutsedda saker hända. Med rätt eventförsäkring från No Risk kan du känna dig trygg med att ditt event inte bara är säkert utan också skyddat om något skulle gå fel.