Håll dig steget före vädret: hur eventarrangörer kan förbereda sig på allt

För arrangörer av utomhusevenemang blir det allt svårare att ignorera det faktum att vädret blir mer extremt. Stormar och kraftigt regn orsakar i allt högre grad störningar, skador eller till och med fullständiga inställningar. Ta juli 2024 som exempel, då en del av den populära Roskildefestivalen fick ställas in på grund av extremt väder. Oförutsägbara väderförhållanden är den största osäkerhetsfaktorn för alla utomhusevent. Men med rätt förberedelser behöver du inte bli tagen på sängen. Genom att fatta kloka beslut i förväg ökar du chanserna att ditt event kan genomföras säkert – även om vädret inte samarbetar. Om det ändå inte går, kommer du att vara bättre förberedd på konsekvenserna.

Smart planering börjar med väderinsikt

Allt börjar med noggranna prognoser. Tack vare modern teknik blir både kort- och långtidsprognoser allt mer tillförlitliga. Använd specialiserade väderappar och stationer som ger uppdateringar i realtid. De är inte bara värdefulla på själva eventdagen, utan också under planeringsfasen. Genom att kombinera historisk data med aktuella prognoser får du en bättre uppfattning om vad du kan förvänta dig.

Det är här No Risk kommer in i bilden. Vi väntar inte tills något går fel – vi är ofta med tidigt i processen, särskilt när extremt väder förutspås. Vi hjälper till att tänka igenom alternativa scenarier, parkeringsproblem vid blöta förhållanden, säkerhet vid åskväder och extra åtgärder som markskydd, träflis eller tält. Tillsammans med arrangören, lokala myndigheter, väderexperter och andra samarbetspartners ser vi till att din plan för utomhusevent inte bara fungerar på papper – utan även i praktiken.

Välj en vädertålig plats

Alla platser är inte lämpliga när vädret slår om. Välj en plats där du kan anpassa dig om förhållandena förändras. Tänk på täckta områden, robusta tältkonstruktioner eller naturligt skyddade platser. Se också till att terrängen klarar av extrema väderförhållanden – exempelvis genom träspångar för att undvika lera, extra dränering, stormsäkra konstruktioner och alternativa parkeringslösningar om marken blir för blöt. Dessa åtgärder gör att du är så förberedd som möjligt.

Nödlösningar och backup-strategier

Vad händer om vädret plötsligt slår om? Då är en genomtänkt reservplan avgörande. Skapa en tydlig plan med olika scenarier: vad gör ni vid kraftiga vindar, ihållande regn eller extrem värme? Tänk på stormsäkra tält, ponchos redo att delas ut, extra sjukvårdspersonal och gott om vatten vid värmeböljor, samt säkra vägar som leder besökare inomhus.
Se till att ditt team är väl förberett och att alla vet vem som ansvarar för vad. Kommunikation är nyckeln – både internt och med gästerna, via skärmar, appar eller utrop. Säkerheten kommer först, och ju bättre din plan är, desto lättare blir det att anpassa sig när vädret förändras.

Vår eventförsäkring täcker även för extremt väder

Oavsett hur väl du förbereder dig är vädret alltid en osäker faktor. Därför erbjuder No Risk en eventförsäkring som täcker extremt väder. Om ditt evenemang måste ställas in eller skjutas upp – helt eller delvis – på grund av storm, kraftigt regn eller andra extrema väderförhållanden, får du ersättning för dina kostnader. Det kan handla om utgifter för lokalhyra, teknisk utrustning, marknadsföring och andra förberedelser.

Att behöva ställa in ett event är alltid en besvikelse – men med rätt försäkring slipper du åtminstone den ekonomiska smällen.

Kom regn och solsken - oavsett väder är du redo

Extremt väder blir allt vanligare. Men med smart planering, en vädertålig plats, en genomtänkt säkerhetsplan och en bra försäkring för extrema väderförhållanden kan du vara förberedd på allt som himlen har att erbjuda.

Vill du veta mer om vår försäkring mot extremt väder eller behöver rådgivning för att göra ditt evenemang säkrare? Hör av dig – vi hjälper dig gärna att planera i förväg.