Ovväntade kostnader vid konferenser: så kan eventförsäkring skydda dig

Att planera en konferens eller kongress tar ofta månader, från att boka talare till att ordna lokal och teknik. Men även med noggrann planering kan saker gå fel. Tänk dig ett plötsligt avhopp från lokalen, skadat hyrmaterial eller ett teknikfel som avbryter programmet. Sådana problem kan snabbt bli dyra och stressiga. Som tur är går det att förbereda sig.

Vad kan gå fel? Viktiga risker att tänka på

De flesta oväntade kostnader beror på faktorer utanför din kontroll: en talare som blir sjuk, utrustning som skadas vid uppsättning eller en olycka på plats. Den ekonomiska konsekvensen kan bli stor. Att ställa in bara en dag kan kosta tusentals kronor i personal, catering och ej återbetalningsbara lokalhyror. Även ansvarsskador till exempel om en gäst snubblar på en kabel kan bli kostsamma.

Eventförsäkringens roll

En eventförsäkring hjälper dig att hantera sådana risker ekonomiskt. Det är en flexibel försäkring som kan anpassas efter just ditt evenemang. För konferenser kan flera olika delar ingå, beroende på upplägg, lokal och avtal:

• Avbokningsskydd: ersätter kostnader om evenemanget ställs in på grund av force majeure.
• Utrustningsskydd: täcker skador på hyrd utrustning, även under transport.
• Ansvarsskydd: skyddar mot skadeståndsanspråk från gäster eller leverantörer vid skador eller olyckor.
• Olycksfallsskydd: täcker vårdkostnader vid olyckor under evenemanget.

Premien för en eventförsäkring är ofta låg i förhållande till den totala budgeten men kan spara dig tusentals kronor vid en incident.​​​​

Ha koll på ansvarsbiten

Ansvarsskador är en av de största riskerna vid affärsevenemang. Ett litet misstag som en lös sladd eller ett halt golv kan leda till skadeståndskrav. Många arrangörer vet inte att vanliga företagsförsäkringar ofta inte täcker skador i samband med evenemang. Genom att inkludera ansvarsskydd i din eventförsäkring får du ett skydd mot just dessa situationer och undviker att en enstaka olycka blir ett stort ekonomiskt problem.

Det är också klokt att på förhand tydligt gå igenom med leverantörer vem som ansvarar för vad vid eventuella skador och vem som ska teckna vilka försäkringar. Det minskar risken för missförstånd och täckningsluckor.

Se upp för dolda kostnader

En bra budget innehåller mer än bara teknik och catering. Tänk också på kostnader för tillstånd, försäkring, första hjälpen, avbokningar och reservlösningar. Det är smart att ta fram en riskplan med kritiska moment: vad gör ni om något går sönder, blir försenat eller ställs in? Det ger en tydlig bild av sårbarheterna och visar på värdet av att vara försäkrad.

No Risk tänker tillsammans med dig

Att försäkra en konferens eller kongress behöver inte vara krångligt. Hos No Risk kan du enkelt sätta ihop din försäkring online med rätt skydd för just ditt evenemang. Vill du ha rådgivning eller har du frågor? Vi hjälper gärna till.

Nyfiken på hur vi kan hjälpa dig att hantera risker vid konferenser? Tveka inte att höra av dig.