Du är en idiot om du slarvar med en eventförsäkring
Om du organiserar ett event står inte "försäkring" högst upp på din att-göra-lista. Men det vore ett misstag, för om du som eventarrangör inte har någon eller bara en partiell eventförsäkring kan det innebära en stor risk. I synnerhet är ofta affärsevent underförsäkrade. Och vi är uppriktigt chockade över det!
Betyder det att man alltid ska teckna en försäkring? Michiel Bredius, VD på Klap No Risk, är tydlig med detta: "Absolut inte. Men gör alltid en riskanalys för att avgöra om en försäkring är nödvändig eller inte. Det handlar nämligen inte bara om extra kostnader i samband med en avbokning, utan i mycket högre grad om den omsorgsplikt som alla parter i kedjan har."
Ditt event, ditt ansvar
Som byrå eller eventarrangör har du kommit på ett bra koncept för eventet. Fantastiskt! Men är du säker på att din kreativa idé kan genomföras på ett säkert sätt? Därför är det viktigt att ha ett bra samarbete med bra och professionella parter som tillsammans med dig ser över de risker som tas. Det är den omsorgsplikt du som kund har gentemot dina medarbetare och gäster. Eller som organisatör gentemot kunden. Eller som leverantör med den tjänst eller det material som tillhandahålls.
Tänk så här: under en "obligatorisk" företagsutflykt faller någon av scenen på grund av ett fel i den uppbyggda scenen. Vem kan ställas till svars?
- Alla inblandade parter.
- Arrangören, baserat på dess ansvar som huvudentreprenör.
- Byggherren, eftersom byggnationen inte utfördes på rätt sätt.
- Leverantören av materialet, eftersom materialet var dåligt.
- Arbetsgivaren, till viss del, eftersom det var en obligatorisk företagsutflykt.
Svaret beror helt på vad skadan/orsaken är och hur saker och ting har avtalats. Diskutera därför dessa risker i förväg med alla parter i kedjan och ta med (den låga) premien i budgeten så att det inte blir några överraskningar.
Utan försäkring blir avbokning en stor sak
Michiel säger; du behöver inte försäkra varje enskilt event. Men du måste vara medveten om riskerna. Dels för att det handlar om ansvar och skyldigheter, men också för att event kan ställas in på grund av alla möjliga faktorer. Det återstår också att se hur det kommer att påverka ditt event ekonomiskt om du inte är försäkrad för det!
Eventförsäkringen täcker mycket mer än bara ett dödsfall i det kungliga hushållet. Hur är det med en brand på platsen för eventet? Eller att en nyckelperson inom organisationen eller programmet inte dyker upp? Eller en cateringfirma som råkar ut för en olycka under transporten till lokalen? Eller extrema väderförhållanden som gör att eventet måste ställas in? Det här är bara några exempel som alla har hänt och som du vill vara ordentligt försäkrad för. Och i god tid, eftersom du måste försäkra dig för extremt väder, till exempel senast 14 dagar före eventet.
Så det kanske inte är den roligaste aspekten av att organisera event, men det är en extremt viktig aspekt. Därför, för alla event, be om en offert utan förpliktelse från Klap No Risk i god tid. Med hjälp av dokumentet som vägledning kan ni sedan diskutera vilka de olika riskerna är, så att ni kan fatta ett medvetet beslut om vilka delar ni vill försäkra eller inte. Detta kommer att säkerställa att du är perfekt försäkrad mot en rad olika risker, så att ditt event löper perfekt även i de ögonblick då saker och ting går lite mindre perfekt.
Skrivet av: Bas Veldkamp – Inspiration till event