Den ultimata checklistan för ett juridiskt säkert och professionellt evenemang

Att arrangera ett evenemang kräver mer än en bra idé och ett schema. Det finns också juridiska och organisatoriska krav att ta hänsyn till - från tillstånd och avtal till dataskyddslagar och rätt försäkringar. I den här artikeln hittar du en omfattande juridisk checklista som hjälper dig att planera ditt evenemang smart och professionellt.

1. Tillstånd och regler

Vilka tillstånd du behöver beror på vilken typ av evenemang det är, platsen och hur många besökare du förväntar dig. Vanliga tillstånd inkluderar:

• Evenemangstillstånd från kommunen (krävs ofta för offentliga eller större evenemang).
• Serveringstillstånd om du ska servera alkohol.
• Dispens från bullerregler om musiken överstiger en viss ljudnivå.
• Brandskyddscertifikat, ofta nödvändigt vid inomhuslokaler eller tält.

Kommunen kan även ställa ytterligare krav innan tillstånd ges, till exempel säkerhetsplan, trafikåtgärder eller tillgång till första hjälpen. Kontakta alltid aktuell kommun i god tid för att ta reda på vad som gäller och undvika stress i sista minuten.​​

2. Ansvar och försäkring

Olyckor händer - någon snubblar över en kabel, något går sönder, eller en leverantör håller dig ansvarig för skador. Som arrangör vill du inte stå för hela kostnaden själv.

En eventförsäkring kan skydda dig, med täckning som inkluderar:

• Ansvar: om människor eller egendom skadas.
• Inställda evenemang: om evenemanget inte kan genomföras på grund av oförutsedda händelser.
• Utrustning: vid skador eller stöld av din egen eller hyrd utrustning.
• Olycksfall: sjukvårdskostnader för skador på deltagare eller personal.

OBS: De flesta standard företagsförsäkringar täcker inte evenemang. En specialanpassad eventförsäkring gör det.​​​

3. Avtal med leverantörer

Tydliga avtal minskar risken för missförstånd och ekonomiska problem. Klargör vem som ansvarar för vad, särskilt när det gäller hyrd utrustning eller teknik. Leverantörers villkor anger ofta att du som hyrestagare är ansvarig för skador, även om det inte är ditt fel. Och kom ihåg: ersättningsvärdet (som du måste betala vid förlust) är ofta betydligt högre än hyrpriset.

Vill du undvika den risken? Det kan du göra på två sätt via eventförsäkring:

• Ansvarsförsäkring: om du hålls ansvarig för skador.
• Utrustningsförsäkring: om något går sönder utan att någon bär skuld (t.ex. vid brand eller storm).

Bestäm även vem som ansvarar för att ordna vilken försäkring, det förebygger glapp i täckningen och framtida konflikter.​​​​​

4. Deltagarnas rättigheter och integritet

Om du samlar in personuppgifter (t.ex. via registrering) måste du följa GDPR. Det innebär:

• Att be om samtycke för databehandling.
• Att vara tydlig med hur du använder personuppgifter.
• Att skydda uppgifterna (både digitalt och på papper).

Andra inslag som kameraövervakning, marknadsföring efter eventet eller ansiktsigenkänning kan också omfattas av integritetslagstiftning. Samarbetar du med externa aktörer (t.ex. biljettplattformar), se till att roller och ansvar är tydligt definierade.​​​​​​

5. Verktyg och mjukvara

Det finns många digitala verktyg som hjälper dig att hålla koll och följa lagen:

• GDPR-kompatibla registreringsplattformar (t.ex. Eventbrite eller Momice).
• Projektverktyg som Asana eller Trello för uppgiftsplanering.
• Checklistor eller körscheman via Notion eller Google Drive.
• Försäkringsverktyg, som No Risk’s ansökningssida, där du enkelt kan välja den täckning du behöver och direkt se priset.

Professionellt och förberett

Ett välorganiserat evenemang är inte bara kreativt och roligt – det är också juridiskt tryggt. Att i förväg tänka igenom tillstånd, ansvar och risker hjälper dig att undvika obehagliga överraskningar.

Vill du vara säker på att ditt evenemang är rätt försäkrat? Hos No Risk kan du enkelt bygga din egen eventförsäkring - anpassad efter dina behov.

Har du frågor? Vi hjälper dig gärna.​​​​​