Så ordnar du ett företagsevent professionellt och tryggt
Planerar du ett företagsevent? Då vill du förstås att allt ska sitta oavsett om det handlar om en kunddag, en kickoff eller en konferens representerar du ditt företag och då behöver eventet både kännas proffsigt och flyta på utan problem.
Men ett lyckat event handlar inte bara om rätt lokal och ett bra program. Säkerhet, ansvar och försäkring måste också vara på plats. Här går vi igenom hur du planerar smart med konkreta tips, vanliga fallgropar och en praktisk checklista för ett välorganiserat företagsevent.
Vad skiljer ett företagsevent från andra tillställningar?
Ett företagsevent är mer än bara en fest, det är ett tillfälle att visa upp företaget. Oavsett om det är kollegor, kunder eller samarbetspartners som är inbjudna, så speglar eventet direkt hur din organisation uppfattas.
Att arrangera professionellt handlar inte bara om att sätta ihop ett program utan också om att planera i tid, fördela ansvar och tänka igenom vad som kan gå fel.
Fyra nycklar till ett lyckat företagsevent
Ett bra event börjar med bra förberedelser. Dessa fyra delar är grunden.
1. Välj rätt lokal och pålitliga leverantörer
Lokalen sätter tonen. Välj en plats som passar syftet, målgruppen och den stämning du vill skapa. Kolla tillgänglighet, faciliteter, avtalsvillkor och kostnader.
Om du anlitar externa leverantörer, till exempel för teknik, catering eller montering, se till att avtalen är glasklara: vem levererar vad, när, och vem är kontaktperson under själva eventet?
2. Planera ett program som fungerar både innehållsmässigt och praktiskt
Ett starkt program ska spegla målen med eventet och passa deltagarna. Hitta rätt balans mellan innehåll, interaktion och upplägg. Vad vill du att gästerna ska få ut, uppleva eller lära sig?
Se till att tidsschemat är realistiskt och att alla vet vad som förväntas. Ha en tydlig körplan, samordna med leverantörerna och planera in tid för både upp- och nedmontering.
3. Se över säkerhet och försäkring i god tid
Även på välplanerade företagsevent kan saker hända. Någon snubblar på en kabel, utrustning går sönder eller vädret ställer till det.
Därför är det viktigt att tidigt ta reda på:
- Ansvar: Vem är ansvarig om något går sönder eller någon skadar sig?
- Utrustning: Vem betalar om hyrd utrustning skadas?
- Försäkring: Vad täcker företagets vanliga ansvarsförsäkring och vad gör den inte?
En eventförsäkring är ofta den enklaste lösningen, även om du redan har en företagsförsäkring.
4. Kommunicera tydligt
Från inbjudan till genomförande - tydlig kommunikation förebygger missförstånd. Berätta vad gästerna kan förvänta sig, var de ska vara och om det finns något särskilt att tänka på (t.ex. specialkost, parkering eller klädkod). Glöm inte det interna teamet: vem ansvarar för vad?
Vanliga misstag vid företagsevent och hur du undviker dem
Även välplanerade event kan stöta på problem. Här är några klassiska misstag och hur du slipper dem.
❌ Att tro att företagets ansvarsförsäkring räcker
En vanlig företagsförsäkring täcker sällan skador eller olyckor som sker under ett event, till exempel gästolyckor, skador på hyrd utrustning eller kostnader vid inställda arrangemang.
Det kan däremot en eventförsäkring göra. Den täcker just de riskerna under själva evenemanget.
❌ Otydliga avtal och ansvarsfördelning
Vid ett företagsevent är det nästan alltid flera aktörer inblandade så som lokal, leverantörer, teknik, catering osv. Men vem ansvarar för vad, och vem ordnar försäkringarna?
Särskilt hyrd utrustning leder ofta till missförstånd. Leverantören anger hyrvärdet, men om något går sönder är det oftast du som arrangör som ansvarar för återanskaffningsvärdet, vilket kan vara tio gånger högre.
Skriv tydligt i avtalen vem som står för vad, och vilka försäkringar som gäller. Det sparar både tid och pengar och med en eventförsäkring som täcker både material och ansvar slipper du onödiga risker.
❌ Att underskatta riskerna
Att tänka ”det händer nog inget” är ingen strategi. Gå igenom tänkbara risker i förväg och hur du skulle hantera dem. No Risk kan hjälpa dig att identifiera risker och hitta rätt försäkring.
❌ Att börja planera för sent
De bästa lokalerna och leverantörerna bokas långt i förväg. Tillstånd och praktiska detaljer är också svåra att lösa i sista stund.
Börja tidigt, det minskar stressen och gör det lättare att hålla budgeten.
Om det ändå blir tajt med tid: ingen fara. Hos No Risk kan du teckna eventförsäkring online, även i sista minuten. Oftast får du din försäkring bekräftad inom ett dygn.
Planerar du ett företagsevent? No Risk hjälper dig att göra det professionellt
Ett företagsevent kräver planering, noggrannhet och trygghet. Med tydliga avtal och rätt försäkring kan du arrangera säkert och slippa obehagliga överraskningar efteråt.
No Risk hjälper dig att planera smart och försäkra ditt event på rätt sätt. Du kan räkna ut priset direkt online och teckna försäkringen på bara några minuter.